Sydänliiton koulutusrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE

EU:n tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) ja Suomen henkilötietolain (523/1999 10§) mukainen tietosuojaseloste. 

HENKILÖREKISTERIN YHTEYSTIEDOT

Suomen Sydänliitto ry (Y-tunnus 0202293-2)
Oltermannintie 8
PL 50
00621 HELSINKI

puh. 09 752 7521

tiedotus (a) sydanliitto.fi

REKISTERISTÄ VASTAAVA YHTEYSHENKILÖ

Kirsi Airos, tuottaja
Suomen Sydänliitto ry
PL 50
00621 HELSINKI
puh. 050 584 9463
sähköposti kirsi.airos(a)sydanliitto.fi

HENKILÖREKISTERIN NIMI

Sydänliiton koulutusrekisteri

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN KÄYTTÖTARKOITUS

Koulutusrekisteriä käytetään koulutukseen osallistuvien henkilöiden tietojen keräämiseen. Kyse on sähköisesti ylläpidetyistä tiedoista. Henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun ja omaan suostumukseen henkilön ilmoittautuessa koulutukseen ja annettuaan henkilötietonsa koulutuksen järjestäjälle. Henkilö hyväksyy henkilötietojensa käsittelyn täyttämällä ja lähettämällä ilmoittautumislomakkeen tai ilmoittautumalla muulla tavoin (esim. puhelimitse, sähköpostitse) suoraan koulutuksen järjestäjälle tai oman organisaationsa kautta. Henkilötietoja käytetään koulutuksista tiedottamiseen (kutsut, osallistumisvahvistuskirjeet, ennakkokyselyt, todistukset, palautekyselyt yms.). Lisäksi henkilötietoja voidaan toimittaa koulutuksen järjestäjän yhteistyökumppaneille (esim. majoitusjärjestelyt ja erikoisruokavaliot). Koulutusrekisteriin tallennetaan myös perustiedot niistä hakijoista, joiden osallistuminen on peruuntunut.
Hakijoista ja osallistujista tallennetaan rekisteriin yksilötiedot sekä laskutusta varten tarvittavat tiedot. Henkilötietoja voidaan käyttää lisäksi uutiskirjeiden ja tiedotteiden ja markkinointiviestien välittämiseen koulutetuille. Rekisteriin tallennetaan tietoja myös koulutustoiminnan seurantaa ja  tilastointia varten. 

TIETOSISÄLTÖ

Osallistujasta tallennetaan seuraavat tuntemistiedot: sukunimi, etunimi, tehtävänimike, osoite (koti tai toimipaikka), kotikunta, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, kieli, markkinointi- ja luovutuskiellot ja/tai -suostumukset, työnantajan (tai yhdistyksen) tiedot: työnantajan/yhdistyksen nimi sekä osasto, osoite ja kunta, asiakasryhmät sekä yksilöllinen tunnistenumero. Lisäksi tallennetaan maksajan tiedot (mikäli on joku muu kuin työnantaja/yhdistys). Koulutusrekisteriin tallennetaan arkaluonteisena tietona mahdollinen erikoisruokavalio. Mahdollinen majoittautuminen (huonetiedot) tallennetaan myös rekisteriin. Rekisterissä on tiedot koulutuksista:  koulutuksen nimi ja ajankohta. Koulutuksen seurantatietoja käsitellään tilastollisesti nimettöminä.

SÄÄNNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötiedot saadaan verkosssa täytettävästä ilmoittautumislomakkeesta, puhelimitse, sähköpostitse tai koulutuksessa kerättävästä osallistujalistasta. Lisäksi henkilötiedot voidaan saada suoraan koulutukseen osallistuvan henkilön omalta organisaatiolta. Muita säännönmukaisia tietolähteitä ei ole.

HENKILÖTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET EU- JA/TAI ETA-MAIHIN SEKÄ NIIDEN ULKOPUOLELLE

Sydänliitto ei säännöllisesti luovuta koulutukseen osallistuvien tietoja kolmansille osapuolille eikä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Mikäli koulutus järjestetään yhteistyössä muun järjestön tai muun yhteistyökumppanin kanssa, luovuttaa Sydänliitto siinä tapauksessa osallistujien tiedot muille järjestäville tahoille. Osallistujien henkilötiedot liitetään koulutukseen liittyvään kirjanpitoaineistoon lain edellyttämässä laajuudessa. Henkilöiden sähköpostiosoitteet siirretään ulkopuoliseen sähköiseen postitusjärjestelmään koulutuksen järjestäjän yhteydenottoja varten. Henkilötietoja voidaan siirtää majoituslaitokselle majoituksen järjestämistä varten.

TIETOJEN SIIRTO 

Osa rekisterin tiedoista (etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite) siirretään sähköistä viestintää varten Sydänliiton MailChimp-uutiskirjepalveluun. Osallistujatiedot viedään Sydänliiton Netvisor-talousjärjestelmään, sillä koulutusten ja tapahtumien osallistujalistoja käytetään talousjärjestelmän kautta toteutettavan osto- ja myyntilaskutuksen liitteenä (koulutustapahtumien osallistujalistat henkilötietoineen). Liitteitä säilytetään kirjanpitolainsäädännön määräaikojen mukaisesti. Tämän lisäksi osallistujien tietoja (etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite) viedään Sydänliiton Webropol-palautekyselyohjelmaan.

HENKILÖREKISTERIN SUOJAUSPERIAATTEET

Tiedot sijaitsevat Sydänliiton palveluhallintajärjestelmän Kilta-rekisterissä ja M-files järjestelmässä. 
Koulutusrekisterin käyttöoikeus on vain Suomen Sydänliitto ry:n palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Järjestelmän käyttäjät tunnistautuvat järjestelmään henkilökohtaisen käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Rekisteriä ylläpitävillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus. Rekisteri varmuuskopioidaan säännöllisesti.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa tiedot, jotka hänestä on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmään, ja vaatia mahdollisten virheellisten tietojen korjaamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja tiedottamista, suoramainontaa, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Henkilön tiedot voidaan poistaa manuaalisesti henkilön itsensä tai hänen edunvalvojan erillisestä pyynnöstä. Rekisteröidyllä on oikeus myös pyytää tietojen siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.

Tietojen käsittelypyyntö lähetetään kirjallisesti rekisterinpitäjälle, joka käsittelee pyynnön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. 

HENKILÖN MUUT OIKEUDET

Tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) ja kansallisen henkilötietolain nojalla rekisteröidyllä on, ellei lainsäädäntö muutoin rajoita, oikeus:

a) saada kerran vuodessa maksutta kopio rekisterissä olevista henkilötiedoistaan; rekisterinpitäjällä on oikeus veloittaa kohtuullinen korvaus vuoden aikana pyydetyistä lisäkopioista;

b) vaatia

a. virheellisten tietojensa korjaamista;

b. puutteellisten tietojensa täydentämistä ja

c. vanhentuneiden tai tarpeettomien tietojensa poistamista;

c) tulla unohdetuksi, jos

a. henkilötietoja ei enää tarvita rekisterin käyttötarkoitusten hoitamiseksi;

b. rekisteröity on kieltänyt tietojensa käsittelyn eikä käsittelylle ole lain edellyttämää oikeutusta tai

c. henkilötietoja käsitellään ilman oikeutusta;

d) rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä, jos

a. rekisteröity kiistää tietojen oikeellisuuden;

b. tietojen käsittelylle ei ole oikeutusta ja rekisteröity vastustaa tietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan käsittelyn rajoittamista;

c. rekisterinpitäjät eivät enää tarvitse tietoja käyttötarkoituksiaan varten, mutta rekisteröity vaatii tietojensa säilyttämistä mahdollisia myöhempiä vaatimuksia varten;

e) saada rekisterinpitäjille luovuttamansa henkilötiedot rakenteisessa, yleisesti käytetyssä konekielisessä muodossa ja siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli se on turvallista ja teknisesti mahdollista, ja kun tietojen käsittely on tarpeen rekisteröidyn velvollisuuksien täyttämiseksi tai

f) tehdä valitus valvontaviranomaiselle tai tietosuojavaltuutetulle, jos rekisterinpitäjät eivät ole noudattaneet toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Rekisteröidyn on kirjallisesti ja päivättynä esitettävä nämä vaatimukset rekisterin hoitajalle. Rekisterin hoitajalla on oikeus tarkistaa vaatimuksen esittäjän henkilöllisyys. Rekisterinpitäjä vastaa vaatimuksiin tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa eli kuukauden kuluessa niiden esittämisestä.

Vaatimus voidaan evätä, mikäli lainsäädäntö sallii tai edellyttää henkilötietojen käsittelyä tai Sydänliiton oikeutetut edut ovat ensisijaisia rekisteröidyn etuihin nähden.

HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Tietoja säilytetään toistaiseksi. Manuaalinen aineisto tuhotaan mahdollisimman pian sen jälkeen, kun henkilötiedot on tallennettu koulutusrekisteriin.