Kilta-järjestelmä ja tapahtumien kirjaaminen

17.2.2020

TOIMEKSI | Toivomme, että yhdistykset kirjaisivat kaikki tapahtumansa Kiltaan, jota kautta ne menevät verkkosivuille tapahtumakalenteriin. Näin saamme tapahtumista tietoa kentälle jo niin olemassa oleville kuin mahdollisille potenttiaalisille uusille jäsenille.

Tässä hyötyjä, mitä yhdistykset saavat tapahumien ollessa kirjattuja Kilta-järjestelmään:

  • Tapahtumat tulevat näkyviin yhdistyksen omaan tapahtumakalenteriin verkkosivuille sekä lisäksi piirien ja liiton tapahtumakalentereihin.
  • Tapahtuman saa lisättyä Sydän-lehdessä olevaan tapahtumakalenteriin. Tämä koskee vain yksittäisiä tapahtumia. Huomioithan myös Sydän-lehden aikataulun ja aineistopäivät joista lisätietoa löydät tästä.
  • Yhdistys pystyy ottamaan Killasta erilaisia raportteja tapahtumista ja täten seurata kuinka paljon tapahtumia on järjestetty ja jatkossa voi myös seurata tapahtumiin osallistujia. 
  • Uutena toimintona tapahtumiin voi myös ottaa ilmoittautumisia vastaan osallistujilta verkkosivujen tapahtumakalenterin kautta.

Tapahtumiin ilmoittautumisen pikaohje:

Killan tapahtumaosioon on tullut mahdollisuus ottaa ilmoittautumisia vastaan verkkosivujen kautta. Käykää tutustumassa uuteen ominaisuuteen. Voitte vaikka aluksi tehdä testitapahtuman, jonka sitten voitte poistaa. Näin pääsette tutustumaan itse lomakkeeseen. Kilta-järjestelmään laitetaan asiasta tarkempi opastus kuvakaappauksien kera kohtaan ohjeet.

1.) Tee tapahtuma Kiltaan samalla tapaa kuin aikaisemmin

2.) Lisää täppä kohtaan: näytetään ilmoittautumislinkki tapahtumakalenterissa

Samoin voit lisätä rajoitukset kuinka monta osallistujaa mahtuu mukaan sekä otetaanko mahdollisia varasijalle ilmoittautumisia.

3.) Tallenna tapahtuma, jolloin se menee liittymislinkin kera verkkosivuille.

4.) Henkilöt, jotka ilmoittautuvat tapahtumaan tulevat sitten näkymään tapahtumiin uudelle välilehdelle kotisivujen kautta ilmoittautuneet. Jos henkilö on jo jäsen ja hän on laittanut liittymisen yhteydessä tietoihinsa oikean jäsennumeron löytää ohjelma henkilön ja ehdottaa, että tälle lisätään osallistumistatus joka sitten näkyy henkilöntiedoissa Killassa Jäsenyys-välilehden alta.

5.) Voit tarkastella Killasta itse tapahtuman kohdasta keitä tapahtumaan on merkitty osallistujiksi ja voit tarvittaessa vaihtaa osallistumisstatuksia.

6.) Raporteista voit ottaa tapahtumista ja niihin osallistujista erilaisia raportteja.

7.) Poimintaa voit hyödyntää siten, että pystyt kontaktoimaan tapahtumiin osallistujia ja vaikka lähettää ennakkoon tulevista vastaavista tapahtumista markkinointipostia

Lisätietoja Kilta järjetelmästä löydät yhdistysnetistä.